Informace o zpracování osobních údajů a kontaktní údaje správce a pověřence

MŠ MATEŘÍDOUŠKA - soukromá mateřská škola s.r.o. jako správce osobních údajů zpracovává v rámci své činnosti osobní údaje dětí, jejich zákonných zástupců, zaměstnanců a případně dalších osob. Tyto osobní údaje organizace chrání ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č.2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a právních předpisů ČR. MŠ se při zpracování osobních údajů řídí níže uvedenými zasadami:

1. Obecné zásady a právní důvody zpracování

•  zásada zákonnosti - zpracování osob. údajů na základě právního předpisu (zejména § 28 školského zákona), zpracování osob. údajů na základě informovaného souhlasu,
•  zásada korektnosti - správné a společensky bezvadné použití osobních údajů,
•  zásada transparentnosti - všechny informace o ochraně osobních údajů určené subjektu údajů (dítě, zákonný zástupce, zaměstnanec) jsou stručné, snadno přístupné a srozumitelné a jsou podávané za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků,
•  zásada účelového omezení - shromažďování údajů jen za jasně stanoveným účelem,
•  zásada minimalizace údajů - nikdy se nezpracovává více údajů, než je pro daný účel nezbytně nutné,
•  zásada přesnosti - zpracovávané osobní údaje musí být přesné, tzn. takové, jaké je subjekt sdělil, nikoli nutně pravdivé, ačkoli se o to mateřská škola bude snažit,
•  zásada omezení uložení - osobní údaje jsou uloženy jen po dobu nezbytně nutnou,
•  zásada integrity a důvěrnosti - náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením,
•  zásada odpovědnosti správce - škola má zavedena vhodná technická a organizační opatření a zajišťuje, aby bylo zpracování prováděno v souladu s nařízením EU.

2. Osobní údaje, které škola zpracovává

Mateřská škola zpracovává pouze takové údaje, které potřebuje pro účely své činnosti.

•  identifikační údaje - jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, podpis zákonného zástupce,
•  kontaktní údaje - korespondenční adresa, telefon, e-mailová adresa,
•  údaje o vzdělávání - jedná se o osobní údaje o průběhu vzdělávání, činnosti dítěte, jeho tvorby a výsledcích,
•  údaje o komunikaci mezi zákonnými zástupci dítěte a školou - jedná se zejména o listovní a e-mailovou komunikaci, která obsahuje osobní údaje, zejména osobní údaje identifikační,
•  profilové údaje - jde o osobní údaje za účelem plnění zákonných povinností a komunikace s pg - ps poradnami. Patří sem např. základní fyzické charakteristiky (např. věk, výška, váha), sociálně - demografické charakteristiky (např. rodinný stav, počet dětí), dále behaviorální, znalostní, dovednostní a psychosociální charakteristiky dítěte,
•  údaje o zdravotním stavu - údaje o očkování, zdravotních omezeních, chorobách, alergiích, úrazech, psychologických diagnózách.

3. Zdroje získávání osobních údajů a povinnost škole údaje předávat

Osobní údaje, které MŠ zpracovává, získává převážně od zákonných zástupců dítěte, a to zejména při přijímacím řízení dítěte do MŠ a následně i v průběhu jeho vzdělávání. Důležitým zdrojem je i vlastní pozorování dítěte ze strany zaměstnanců MŠ. V neposlední řadě může MŠ získat údaje od zdravotnických zařízení a pedagogicko - psychologických poraden.

Většinu osobních údajů dítěte je zákonný zástupce povinen škole poskytnout ještě před, i již v průběhu  přijímacího  řízení, neboť organizace by bez těchto údajů nebyla schopná zajistit plnění právní povinností, kterými je například zajištění zdraví dětí, vedení zákonem uložené povinnosti vedení dokumentace a evidence žáků, či plnění cílů předškolního vzdělávání uložených zákonem č. 561/2004 Sb., školským zákonem.

4. Účely zpracovávání osobních údajů

Nařízení GDPR stanoví povinnost zpracovávat pouze účelné informace a povinnost zpracovávat tyto informace na základě právního titulu, kterým je buď souhlas nebo plnění smlouvy, dále plnění právní povinnosti, plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, či ochrany oprávněného zájmu organizace.

Škola zpracovává osobní údaje za účelem:

•  zajištění řádného průběhu přijímacího řízení,
•  výměna informací o přihlášení do jiných MŠ,
•  zajištění předškolního vzdělávání pro děti se speciálními vzdělávacími potřebami,
•  odvolání proti ne/přijetí dítěte k předškolnímu vzdělávání,
•  poskytování stravování,
•  plnění evidenčních povinností MŠ,
•  plnění cílů předškolního vzdělávání MŠ,
•  komunikace se zákonnými zástupci,
•  poskytování informací státním institucím,
•  zveřejnění jmen a přezdívky dětí za každou třídu na nástěnce (např. u šatny),
•  organizace a zajišťování vzdělávacích programů a akcí školky,
•  publikace fotografií dítěte na webových stránkách nebo nástěnce školky za účelem prezentace MŠ a jejích aktivit veřejnosti.

5. Doba uchovávání osobních údajů a jejich předávání třetím osobám

MŠ osobní údaje týkající se dítěte uchovává na základě povinnosti stanovené v § 28 školského zákona a podle zákona o archivnictví. A to nejen v průběhu vzdělávání dítěte, ale i po jeho skončení v zákonných lhůtách. Pro každý druh dokumentace je stanovena zvláštní lhůta dle skartačního řádu.

Všechny tyto lhůty jsou blíže definovány v záznamech o zpracování, které má organizace povinnost vést a do kterých můžete nahlédnout v sídle organizace.

K předávání osobních údajů dochází v případech, kdy to vyžaduje zákon (např. Magistrátu statutárního  města Brna v rámci odvolacího řízení proti rozhodnutí o ne/přijetí dítěte k předškolnímu vzdělávání MŠ nebo Krajské hygienické stanici). Příjemcem údajů mohou být i společnosti, které MŠ pověří určitou činností, pro jejíž výkon je zpracování osobních údajů nutné (např. pořadatelé jednotlivých vzdělávacích aktivit). Příjemcem údajů na internetových stránkách MŠ je veřejnost.

Ředitelka školy důsledně zakazuje předávání osobních údajů dětí třetím osobám soukromého práva (nabídky pomůcek, knih, aktivit pro děti). Obdobně se postupuje i u osobních údajů zaměstnanců školy.

6. Způsoby zabezpečení osobních údajů

Škola má vytvořený systém pro zabezpečení ochrany osobních údajů:

•  funkce pověřence pro ochranu osobních údajů (Data Protection Officer), který provádí nezávislou kontrolní funkci ochrany osobních údajů ve škole,
•  osobní odpovědnost osob, které vedou školní matriku,
•  shromažďování pouze nezbytných osobní údajů (např. seznam dětí bez rodných čísel),
•  skartace již nepotřebných údajů,
•  zachovávání mlčenlivosti o údajích,
•  neposkytování údajů osobám mimo vzdělávací proces,
•  školní řád obsahuje pravidla o ochraně osobnosti ve škole,
•  vnitřní Směrnice pro správu a ochranu osobních údajů dle GDPR,
•  ochrana osobních údajů při práci s IT technikou.

7. Uplatňování práv souvislosti s ochranou osobních údajů

V souladu s nařízením GDPR mohou subjekty OÚ uplatnit svá práva, a to formou písemné žádosti adresované škole, na kterou je škola povinna zareagovat bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce od doručení žádosti.

V souvislosti s ochranou osobních údajů lze uplatnit tato práva:

•  právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 nařízení GDPR),
•  právo na opravu osobních údajů (čl. 16 nařízení GDPR),
•  právo na výmaz osobních údajů (čl. 17 nařízení GDPR),
•  právo na omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 a 19 nařízení GDPR),
•  právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 nařízení GDPR),
•  právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů (čl. 21 nařízení GDPR).

S uplatněním všech svých práv se můžete obracet přímo na školu jako správce osobních údajů, a to buď písemně na korespondenční adresu školy nebo elektronicky na e-mailovou adresu školy. Obracet se můžete rovněž na osobu pověřence, jehož kontaktní údaje jsou uvedeny níže.

Pokud máte za to, že dochází ke zpracování osobních údajů v rozporu s nařízením GDPR, můžete podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, IČO: 70837627, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Kontaktní údaje správce osobních údajů:

MATEŘÍDOUŠKA
soukromá mateřská škola s.r.o.
Jiráskova 29, 
602 00 Brno,
E-mail: materidouska@skolka.cz,
Tel.: +420 608 886 870

Kontaktní údaje pověřence:

JUDr. Iva Kuckirová
advokátka zapsaná v ČAK pod č. 17063
Starobrněnská 690/20,
602 00 Brno,
E-mail : advokat@kklegal.cz,
Tel. : +420 606 789 717